Vaše poslovanje generira velik broj informacija u transakcijama s kupcima, partnerima i uposlenicima. 85% informacija ne pohranjuje se u automatizirani file sustav ili baze podataka već se pohranjuju podaci u širokom spektru nestrukturiranih formata kao što su slike, dokumenti, e-mail, razni izvještaji, audio, video i Web sadržaj.
Iz iskustva nam je poznato:
- Prosječni dokument se kopira, fizički ili elektronski 9-11 puta;
- Cijena fizičkog arhiviranja je visoka (25% je hodanje po arhivama);
- „Pronalaženje“ pogrešno arhiviranog dokumenta je vrlo skupo ;
- 3-5% ukupnih dokumenata se gubi ili se pogrešno arhivira;
- Prosječno uposlenici troše 20-30% radnog vremena tražeći ili upravljajući informacijama koje se nalaze u raznim dokumentima;
- …
Rješenje upravljanja sadržajem omogućava brz povrat investicije podržavajući:
- Smanjenje troškova poslovanja (manji troškovi papira, ispisa i pošte, manje arhive);
- Višestruka ušteda vremena u procesu čekanje na supotpis i potpis ugovora, odluka i ostalih dokumenata;
- Povećana operativna produktivnost i efikasnost ( stvaranje radnih grupa, paralelan rad više uposlenika na jednom dokumentu, olakšana distribucija dokumenata,...);
- Poboljšana svojstva mjera zaštite kritičnih informacija, dokumenata (sigurnost i kontrola pristupu dokumentima,…);
- Mogućnost implementacije „elektroničkog potpisa“ na dokumentu;
- Poboljšanje usluga prema klijentima i partnerima (dohvat dokumenata na zahtjev s jednog mjesta, brza i efikasna korespondencija, brže rješavanje reklamacija,…);
- Povećanje broja sklapanja novih poslova;
- Otvorenost sustava omogućuje integraciju s postojećim poslovno informacijskim sustavom u vašoj tvrtci;
Kompletna digitalizacija postojeće i buduće dokumentacije – u skladu sa zakonskim regulativama o elektroničkom potpisu i digitalnom arhiviranju dokumentacije.
