PMO (Project Management Office ili ured za upravljanje projektima) je organizacijska cjelina koja okuplja projektne menadžere (PM) ili znanje i alate o samom projektnom menadžmentu odnosno upravljanju i vođenju projekata. Kako bi svaka organizacija znala koji točno smjer PMO-a im je potreban za efikasno unaprjeđenje poslovanja, mora odlučiti što je ono što im treba, što im nedostaje te u kojem smjeru žele napredovati.

Postoje tri smjernice PMO-a:

1. Strateško planiranje uključuje podršku upravi, sukladnost poslovanja sa strategijom organizacije koja je donesena na drugim razinama, prioritizaciju projekata kad imamo više inicijativa i potencijala nego vremena, novaca i resursa, kada nam strateški aspekt PMO može pomoći da procijenimo i odlučimo hoćemo li ići u izvršenje projekta A ili projekta B.

Sve veći naglasak  unutar strateške razine PMO-a je na Benefit Realisation Managementu (upravljanju pozitivnim efektima). Osim nužnih ciljeva poput produkcije projekta unutar budžeta i zadovoljavajućeg stupnja kvalitete, važno je vidjeti i što smo mi kao organizacija time ostvarili. Je li projekt relevantan? Možemo li osigurati da se rast poslovne vrijednosti tog projekta nastavi nakon produkcije istoga? Ključno je da projekt nije skuplji od ciljeva i benefita, a BRM prati i brine upravo o široj slici projekta unutar organizacije i same organizacije unutar tržišta.

2. Također, PMO može pružati podršku u isporučivanju. Kod ove smjernice govorimo o operativnom dijelu PMO-a i odnosi se na projekte kod kojih PMO tim čine stručnjaci koji podržavaju i nadgledaju kako se projekt provodi. Oni neće birati hoćemo li raditi na A ili B projektu, nego kad je već odlučeno da ćemo raditi projekt C, PMO će sa svojim djelatnicima osigurati da to bude dobro isplanirano, kontrolirano i na vrijeme postaviti procese za sve promjene koje se možda dogode. Jednako tako operativni PMO ima veze s osiguravanjem širenja znanja i sposobnosti unutar organizacije što znači da kad se javi potreba za stručnjakom sa specifičnim znanjem kojeg možda nemamo (jer se, recimo, pojavila nova potreba ili je  relevantni stručnjak otišao ili se naše poslovanje proširilo), zadaća mu je da tu potrebu prepozna i unaprijed otkloni, odnosno riješi i ublaži bilo internim treninzima, zapošljavanjem novih stručnjaka u tom području, pregledom tržišta ili pronalaskom pravih ljudi koji će se angažirati na tom projektu.

3. Treća funkcija PMO-a je centar izvrsnosti. PMO ima ulogu podrške i brine se da se znanje o upravljanju projektima u praksi širi kroz organizaciju i da su ljudi kojima je to važno upoznati s dobrim praksama. Možda će organizirati edukacije, pozvati trenere koji će u određenim aspektima voditeljima projekata pomoći da budu bolji, kvalitetniji i slično, osmislit će repozitorij dokumenata gdje se može preuzeti i koristiti kvalitetnu dokumentaciju/template.

Jako je važno da firma zna i procijeni koja vrsta PMO-a joj je  potrebna. Svaka firma koja ima PMO ima određenu višu razinu kvalitete, kontrole, smanjenog rizika kod isporuke, zadovoljnije klijente, zadovoljne djelatnike jer se posao obavlja ugodnije, efikasnije i s manje trzavica zato što smo planirali projekte, provodimo ih i nadziremo.

Strogoća kontrole ovisi o vrsti PMO-a, ali svaki PMO doprinosi poslovanju na način da više ne radimo sve stvari za koje smo možda mislili da su važne, već se fokusiramo na  provjerene prioritete. Ono što radimo, radimo dobro i kvalitetno, osiguravamo kvalitetu isporuka , a svi ljudi koji imaju nove inicijative unutar organizacije su bolji u provedbi istih, lakše komuniciraju, znaju koga pitati. PMO prati trendove i gleda što je dobro za organizaciju, a one koje ustroje PMO mogu itekako profitirati.

Što se tiče same provedbe i kontrole nad projektima, PMO može imati funkciju podrške, kontrolnu i upravljačku funkciju. Razlika je na razini kontrole odnosno u angažmanu PMO-a na pojedinim projektima.

Zašto su TIS-ovi voditelji projekata dobar izbor?

Neke od prednosti odabira TIS-a za ulogu PMO su voditelji projekata s višegodišnjim iskustvom u provedbi ili implementaciji IT projekata. Voditelji se bave raznim projektima i angažmanima i imaju veliku bazu znanja pa lakše preveniraju  ili rješavaju probleme brzo i efikasno. Imaju međunarodno iskustvo, znaju kako raditi sa stranim klijentima, kako funkcionira strano zakonodavstvo i tržište. Na većinu problema na koje naiđu s aspekta PMO-a u startu će ih zaobići ili ublažiti jer su ih i sami doživjeli i svjesni su ih. Ako se ipak dogode, znaju kako ih riješiti brzo i efikasno. Također, imaju dugogodišnju ekspertizu u provođenju IT projekata što ih čini idealnim odabirom u IT industriji.

Autor: Alan Budak, Project Manager, TIS

Što kažu naši klijenti:

Povežite se s nama

Razgovarajte s našim stručnjacima o tome kako vam možemo pružiti podršku prilikom upravljanja projektima. Unaprijedite poslovne procese vaše organizacije i detaljno se informirajte o funkcijama koje su vam potrebne za efikasan rast